ビジネス文書で誤字脱字、書き漏れを防ぐセルフチェックの方法とは。

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当ブログにご訪問頂きありがとうございます。リング(@ring_myonlylife) です。

ビジネスシーンでは提案資料作成、議事録、メールなどさまざなシチュエーションでビジネス文書を作成する機会があります。しかも、1日に複数作成する必要があります。

これらを書き損じてしまったり、書かなければならない事を漏らしてしまって相手から指摘された事はありませんか?

相手方には指摘する時間コスト、こちら側は修正する時間コストが掛かってしまいます。

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ダブルチェックではなくセルフチェック

ビジネスの世界ではミスがなくて当たり前。というのが前提となります。社内でのミスであれば自身の評価がうっかり者とされるだけですが、顧客に対してご迷惑をお掛けしてしまうと会社としての管理体制を疑われてしまいます。

一般的にはこういう事態を避けるためにダブルチェックが大切だと言われていますが、ミスが多い社員の場合は他人に頼ってしまう癖がついてしまい、本人の責任感が育たないのではないかと考えます。(※私の経験談です)

うっかりミスが多い場合には、まずセルフチェック能力を高めることが肝要と考えます。

セルフチェック能力を高める方法としては、

・印刷した紙を見直す
・一晩寝かせる


が挙げられます。

印刷した紙を見直す

大抵の資料はパソコンで作成されます。本当に?と思われるかもそれませんが、パソコンの画面で見ると紙に印刷して見る時の数倍ミスが見つけづらいという報告があります。

紙が無駄に思えるかもしれませんが、慣れるまではぜひ試してみてください。

一晩寝かせる

カレーも一晩寝かせると美味しくなりますよね?それと同じ原理です・・・というのは冗談です。

一晩寝かせることで、自分の作成した文書を客観的に見ることが出来るようになります。

他人の目として文書を厳しく確認する際に大変重宝する手法です。

まとめ

私もうっかりミスが多い人間です。ブログでも結構やらかしていると思います(遠い目)

仕事は作業のスピードも大切ですが正確性も大切です。

この手法を用いて当たり前のことを当たり前に実践出来る社会人として活躍していきましょう!

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当ブログへご訪問頂き、ありがとうございました。
少しでも役立つ情報であったと思って頂けると幸いです。

 

それでは、またのお越しをお待ちしております。Byリング

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